De la Smart City a la Smart Office: cómo crear un entorno de trabajo inteligente

Parece que, en los últimos tiempos, el término Smart (inteligente) es aplicable a casi cualquier concepto u objeto. Hoy día, casi todos poseemos un Smartphone o muchos ya se sientan frente a su Smart TV. De hecho, hasta el entorno en el que vivimos y nos movemos también es “inteligente”: cada vez es más habitual escuchar sobre las Smart Cities, es decir, el modelo de “desarrollo urbano basado en la sostenibilidad que es capaz de responder adecuadamente a las necesidades básicas tanto de instituciones y empresas como de los propios habitantes en el plano económico y los aspectos operativos, sociales y ambientales” y los beneficios que se derivan de esta gestión sostenible.

Pero si cada vez son más los que se proponen gestionar de forma eficiente y sostenible el complejo ecosistema de toda una ciudad… ¿por qué no trasladar todo esto a nuestro propio entorno de trabajo? De hecho, ya reseñamos con anterioridad que la sostenibilidad es también responsabilidad de las pymes… Y en este punto es donde llegamos a la Smart Office.

Son muchos los que se preguntan ¿cómo aplicar éstos principios a mi propio negocio? Una Smart office no es sinónimo de un espacio absolutamente robotizado donde las puertas se abren mediante un lector de huella dactilar o aparecen monitores de la nada (que los hay…), si no que el concepto es mucho más sencillo: se trata de aplicar los principios de gestión eficiente y sostenible para aumentar la eficiencia energética en nuestro entorno de trabajo.

Los cuatro pilares de la Smart Office

Pero, ¿qué aspectos debemos tener en cuenta exactamente para poder considerar “inteligente” nuestro entorno de trabajo? Para simplificar el proceso y la multitud de factores que pueden entrar en juego, nos basaremos en cómo podemos trasladar los 4 principios básicos de las Smart Cities a nuestras oficinas y negocios:

Las cuestiones ambientales y las restricciones energéticas
Si uno de los elementos fundamentales para llegar a la sostenibilidad es el uso responsable de los recursos y, en especial, de la energía, esto se torna vital en el ámbito empresarial.

Así, para construir entornos inteligentes de trabajo es vital adaptar y hacer un uso eficaz de componentes físicos tales como sensores, controladores y dispositivos inteligentes. Luego, usando la información recogida por dichos dispositivos y mediante el software adecuado, podemos analizar cómo hacer un uso más eficaz de nuestros recursos y llevar a cabo acciones que nos ayudarán a rebajar nuestro impacto medioambiental y aumentar nuestra eficiencia energética mediante, por ejemplo, el uso de energías sostenibles con el medio ambiente o diversas tecnologías aplicadas a los sistemas de calefacción, climatización, consumo eléctrico o refrigeración.

En este sentido, destacan las herramientas sectoriales de ahorro energético que ofrece Gas Natural Fenosa a negocios y pequeñas empresas y que van desde sistemas de monitorización y gestión energética a sistemas de iluminación eficiente pasando por unidades de tratamiento de aire o sistemas de calefacción mediante calderas y sistemas de distribución y regulación que te ayudarán a hacer un uso mucho más eficiente de la energía utilizada en tu práctica empresarial.

La comunicación fluida de los actores entre sí
Nos referimos a los elementos que conforman nuestro entorno de negocio: empleados, directivos, clientes y proveedores. Dotar a nuestro negocio de los mecanismos necesarios para que la comunicación sea abierta, transparente, rápida y eficaz entre todos estos agentes es cada vez más sencillo gracias al uso de las nuevas tecnologías y la conectividad 24×7 a la que podemos acceder.

El uso compartido de bienes y servicios
Si la Smart City se caracteriza por poseer una activa participación de los usuarios en la concepción de productos y servicios, renunciando en algunos casos a la propiedad y uso individual, éste concepto es perfectamente aplicable a cualquier entorno de trabajo inteligente. Espacios y organizaciones en los que todos los miembros participan de forma proactiva (que no quiere decir determinante) en el desempeño empresarial.

Visto desde una segunda dimensión, esto significa también compartir espacios de trabajo, recursos e, incluso, ideas. Los archiconocidos “coworking spaces”, en los que diferentes autónomos o empresas además de compartir espacio y recursos ponen en común proyectos, opiniones o experiencias, son la antesala de las Smart Offices.

La integración de las nuevas tecnologías de la información y de la comunicación
Así como la robótica y los sistemas inteligentes de gestión, que potencian el funcionamiento en red. Este punto puede, en cierta forma, condensar los anteriores bajo la premisa de las nuevas tecnologías como motor de las Smart Offices. En este caso, haremos foco en la implantación de sistemas de gestión inteligentes, en la nube y ligados a la posibilidad de acceder a ellos desde cualquier momento y lugar, lo que dotará a nuestro entorno de trabajo de mayor flexibilidad, rapidez y eficiencia, además de potenciar la comunicación tanto interna como externa y de los importantes ahorros tanto en recursos como en costes que supone.

En definitiva, la “oficina inteligente” es una realidad mucho más cercana de lo que crees y aplicable a cualquier empresa, con independencia de su tamaño o sector. Sólo es necesario replantear el funcionamiento actual de nuestro negocio e introducir esas pequeñas mejoras que, pese a necesitar de inversión, nos reportarán a medio plazo beneficios a nivel económico y empresarial, social y medioambiental. Claves en la construcción de un ecosistema empresarial sostenible.